Als organisatie van Spel3daagse doen we er alles aan om de week voor zowel de deelnemers als de medewerkers zo veilig mogelijk te laten verlopen. Doordat uw kind(eren) bij ons geregistreerd deelneemt, dragen wij samen met u de verantwoordelijkheid voor de veiligheid van uw kind(eren).

Hieronder staan een aantal specifieke zaken waar wij uw aandacht voor vragen.

Noodnummer

In de deelnemersverklaring moet u een noodnummer opgeven. Wij vragen u een mobiel nummer op te geven, zodat wij u zowel telefonisch als per SMS kunnen bereiken.
Dit nummer gebruiken wij als organisatie als het niet langer verantwoord is om de Spel3daagse door te laten gaan. Te denken valt aan buitensporige weersinvloeden (zeer zware regenval, zware windstoten, hagel en/of zware onweersbuien).

Indien wij, als organisatie, besluiten de Spel3daagse (tijdelijk) te sluiten, zullen wij u hiervan via het opgeven noodnummer op de hoogte brengen. Wij verwachten dan van u, dat uw kind(eren) binnen afzienbare tijd (binnen 30 minuten) komt halen. Mocht u tijdens de tijden van de Spel3daagse moeten werken en/of andere verplichtingen hebben, spreek dan van tevoren met andere ouders af wie u kind(eren) kan komen halen in het geval dit nodig mocht zijn.

Kleding en schoeisel

De Spel3daagse vindt grotendeels buiten plaats, op open terrein. Hierdoor zijn de diverse weersinvloeden extra te voelen. Graag uw aandacht voor de kleding die uw kind(eren) draagt tijdens de Spel3daagse. Goede schoenen zijn belangrijk. Sandalen, slippers, laarzen etc. zijn tijdens de Spel3daagse voor de veiligheid van de deelnemers niet toegestaan.
Mocht de zon gaan schijnen, smeer van tevoren goed in met zonnebrandcrème.

Tijdens de Spel3daagse kan uw kind(eren) nat/vies worden. Geef u kind(eren) daarom elke dag een stel extra droge kleren en een handdoek mee (tip: zet de naam in de kleding).

Medische informatie

In de deelnemersverklaring moet u opgeven naar welke huisarts uw kind(eren) normaal gesproken gaat. Deze informatie wordt alleen in geval van nood gebruikt. Tijdens de Spel3daagse is altijd EHBO aanwezig. Bij eventueel medisch bezoek aan arts of ziekenhuis wordt u als ouder via het opgeven noodnummer direct (telefonisch) geïnformeerd. Medicijnen moeten aan het begin van de dag in de juiste dosering met schriftelijke instructie aan de groepsleiding worden afgegeven.

Verlaten van het Spel3daagse terrein

Moet u kind tijdens de Spel3daagse even weg (tandarts, dokter, etc.) meld u kind dan van tevoren af bij de informatiebalie bij het troepenhuis aan de Stationsweg in Breukelen. Het is de deelnemers tijdens de Spel3daagse namelijk niet toegestaan het terrein te verlaten zonder (toestemming van) een ouder/verzorger. Bij de deelname papieren ontvangt de deelnemer een “Vrij Reizen pas”. Die pas moet door de ouders/verzorgers worden ingevuld en aan het deelname paspoort worden vastgemaakt. Hierdoor weet de organisatie dat de deelnemer zelfstandig het Spel3daagse terrein mag verlaten.

Eigen risico

Deelname aan de Spel3daagse is voor eigen risico. Door het inschrijven en bijwonen van de Spel3daagse accepteert u dat u of uw kind op eigen risico deelneemt. Scouting Niftarlake is op geen enkele wijze aansprakelijk voor enige schade, vermissingen of medische gevolgen die voortkomen uit deelname aan de Spel3daagse. Deelnemers van de Spel3daagse vallen onder de calamiteitenverzekering van Scouting Nederland. Deze verzekering is een vangnet wanneer alle andere verzekeringen geen dekking bieden.

Privacy

Tijdens de Spel3daagse worden beeldopnamen gemaakt voor de promotie op print, web en socialmedia van dit evenement en toekomstige gelijksoortige evenementen. Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor publicatie op socialmedia en/of websites van Scouting Niftarlake of partners voor de promotie van de vereniging.

Deelnemersinformatie wordt alleen gebruikt om deelname mogelijk te maken aan dit evenement, en om het volgende jaar eenmalig een uitnodiging te sturen aan een vervolg Spel3daagse. Hierna wordt alle deelnemersinformatie vernietigd. De informatie wordt alleen gedeeld met begeleiding en organisatie van de Spel3daagse wanneer dat nodig is voor het goed functioneren van de groep en de deelname van de deelnemer aan de Spel3daagse.

Verzorging

Deelnemers zorgen zelf voor de lunch. Tussendoortjes en drinken wordt verstrekt door de Spel3daagse. Energiedrankjes zijn niet toegestaan tijdens de Spel3daagse.

Kosten

Deelname aan de Spel3daagse is kosteloos. De begeleiders en vrijwilligers krijgen geen vergoeding voor de gemaakte uren. Alleen materiaalkosten van de spellen worden vergoed, in overleg met de organisatie en na vooraf toestemming voor het maken van die kosten.

Organisatie

De organisatie van de Spel3daagse is in handen van Scouting Niftarlake. In dit reglement zijn “Spel3daagse”, “organisatie” en “Scouting Niftarlake” gelijk aan elkaar en onderling uitwisselbaar.

Overige bepalingen

Daar waar dit reglement niet in voorziet wordt door de organisatie besloten hoe te handelen.

 

[versie juni 2018]